Von der Digitalisierung getrieben, haben sich neue agile Zusammenarbeitsmethoden wie Holacracy, SAFe, Scrum und Kanban etabliert. Doch welche passen zu welchen Herausforderungen, und wie setzt man sie effektiv ein? Diese Fragen bewegen nicht nur die Programmteilnehmenden von FAU, sondern auch die FAU-Mitarbeitenden.

Agile Ansätze wie Scrum oder Kanban sind besonders geeignet, wenn Anforderungen und Lösungswege am Anfang eines Projekts unklar sind.

Text und Fotos CÉCILE LOCHER

Seit 2022 befindet sich FAU auf einer spannenden Reise hin zu mehr Agilität. Was als Idee für die neue Arbeitsplatzgestaltung begann, hat sich zu greifbaren Massnahmen entwickelt. Erste Kanban-Boards und Timeboxing für Teammeetings legten den Grundstein. Mit der Einführung der Kurse «New Work» und «Design Thinking» für die Teilnehmenden sowie agiler Frameworks in Projektmanagementkursen wurde 2023 ein weiterer Meilenstein erreicht. Nun ging es darum, dass die FAU-Mitarbeitende die neuen Arbeitsweisen selbst intensiv erleben. Bis Ende 2024 haben mehr als 60 Prozent der Mitarbeitenden am Kurs «New Work» teilgenommen, um die Prinzipien agiler Arbeit hautnah zu erleben und direkt anzuwenden.

Warum der Kurs «New Work»?
David Wittwer, FAU-Coach und Initiator der Schulung, erklärt: «Der Kurs ‹New Work› vermittelt nicht nur Prinzipien agiler Arbeit, sondern bereitet die Kursteilnehmenden gezielt auf die Herausforderungen des modernen Arbeitsmarkts vor. Wenn auch unsere Mitarbeitenden agile Methoden tiefgreifend verstehen, können sie Arbeitssuchende noch besser unterstützen. Gleichzeitig inspiriert der Kurs dazu, agile Ansätze in den eigenen Arbeitsalltag zu integrieren und in den Teams kollaborativ zusammenzuarbeiten.»

Der richtige Ansatz für jedes Projekt
Aber wann kommt welche agile Methode zum Einsatz? Dies fragten sich viele der FAU-Mitarbeitenden. Ganz einfach, sagt Kursleiterin und Agile Coach Cindy Eggs: «Die Stacey-Matrix hilft, den Einsatz agiler Methoden je nach Komplexität eines Projekts zu bewerten.» Sie zeigt, dass agile Ansätze wie Scrum oder Kanban besonders geeignet sind, wenn sowohl die Anforderungen als auch die Lösungswege am Anfang eines Projekts unklar sind. In stabilen, klaren Kontexten bieten traditionelle Methoden oft mehr Effizienz.

Die Stacey-Matrix: Ein zentrales Modell zur Entscheidungsfindung in agilen Methoden. Sie zeigt, wie Teams in komplexen Projekten durch iterative Ansätze und flexible Strategien Unsicherheiten erfolgreich meistern können.

Die Stacey-Matrix: Ein zentrales Modell zur Entscheidungsfindung in agilen Methoden.

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«Stop starting, start finishing!»

David J. Anderson, Begründer der Kanban-Methode

Die klare Arbeitsteilung beim Papierbootfalten macht den Unterschied zwischen Push- und Pull-Prinzipien erlebbar.

Der Kurs bot nicht nur Grundlagen, sondern auch konkrete Anwendungen von Scrum und Kanban. In Gruppenübungen erlebten die FAU-Mitarbeitenden die Stärken agiler Arbeitsweisen unmittelbar. Kursleiterin Cindy Eggs betonte: «Es ist mir wichtig, dass die Kursteilnehmenden lernen, wie Teams effizienter und fokussierter zusammenarbeiten.»

Eine Übung zur Kanban-Methode bereitete den FAU-Mitarbeitenden besonders viel Spass: das Falten von Papierbooten. Jeder und jede erhielt einen Arbeitsschritt zugewiesen. Dabei erlebten die Mitarbeitende den Unterschied zwischen Push- und Pull-Prinzipien: Beim Push-Prinzip wird Arbeit unkontrolliert weitergegeben, was zu Stress und Überlastung führt. Beim Pull-Prinzip hingegen wird Arbeit erst dann übernommen, wenn Kapazität vorhanden ist, wodurch ein gleichmässiger Arbeitsfluss entsteht. Diese Übung zeigt praxisnah, wie durch das Limitieren von Work-in-Progress die Zusammenarbeit entspannter und effizienter wird. Die zentrale Botschaft: Stop starting, start finishing!

«It’s not about me»

Ryan Ripley, professioneller Scrum-Trainer

Klare Strukturen, Verantwortlichkeiten und Teamfokus sind essenziell für eine erfolgreiche agile Zusammenarbeit wie die Scrum-Methode aufzeigt.

Klare Strukturen, Verantwortlichkeiten und Teamfokus sind essenziell für eine erfolgreiche agile Zusammenarbeit.

Ein weiteres Highlight war die Simulation der Scrum-Methode. Ziel war es, die Räumlichkeiten am Standort Zürich effizienter zu nutzen. Die Rollenverteilung machte deutlich: Der Product Owner verantwortet Priorisierung und Stakeholdermanagement, während der Scrum Master das Team moderiert und unterstützt. «It’s not about me», lautet das Motto des Scrum Masters, dessen neutrale Haltung entscheidend für den Erfolg ist.

Eine FAU-Mitarbeiterin, die die Rolle des Scrum Masters übernahm, reflektierte: «Es ist gar nicht so einfach, sich abzugrenzen und sich bei inhaltlichen Fragen zurückzunehmen. Gleichzeitig merke ich, wie wichtig es ist, den Gesamtüberblick zu behalten.» Die Übung zeigte deutlich: Klare Rollen und Strukturen verbessern die Zusammenarbeit, und manchmal ist es essenziell, Aufgaben abzugeben.

Innovative Wege der Zusammenarbeit
Eine zentrale Erkenntnis der FAU-Mitarbeitenden lautete: «Wenn wir Arbeit limitieren, haben wir mehr Zeit für die Dinge, die wir sonst liegen lassen.» Klare Strukturen, Verantwortlichkeiten und Teamfokus sind essenziell für eine erfolgreiche agile Zusammenarbeit. Der Kurs bot den FAU-Mitarbeitenden nicht nur wertvolle Einsichten in New Work, sondern auch konkrete Ansätze, um ihre Arbeitsweise anzupassen.

Seit Beginn der agilen Transformation setzten die Mitarbeitenden von FAU bereits einige konkrete Initiativen erfolgreich um. Dazu gehören unter anderem die Arbeitsorganisation im FAU-Studio-Team mittels Kanban sowie die Anwendung des Scrum-Frameworks in Kombination mit SMART-Zielen, die klar definiert und realistisch erreichbar sind. Das positive Feedback bestärkte auch die Geschäftsleitung von FAU: «Die Kombination aus bewährten Methoden und agilen Ansätzen erzielt die besten Ergebnisse. So können wir uns als FAU-Mitarbeitende und als Organisation kontinuierlich weiterentwickeln und innovative Wege der Zusammenarbeit gestalten.» Die Reise geht weiter, und wir sind gespannt auf die Ergebnisse!

Cindy Eggs, FAU-Kursleiterin

Zur Person
Cindy Eggs ist Agile Coach, Organisationsentwicklerin und seit 15 Jahren Dozentin an der Fernfachhochschule Schweiz. Seit 2023 ist sie für FAU als externer Coach im Bereich New Work, Agilität und Personalentwicklung tätig.  Mit ihrem Unternehmen Explorativa berät und begleitet sie Teams bei der agilen Transformation und bietet Lernlösungen, Skillsmanagement, agiles Coaching, Moderation und Teaching an.

David Wittwer, FAU-Coach am Standort Luzern

Zur Person
David Wittwer ist seit 2021 als Coach für FAU tätig. Er ist ein erfahrener Projektleiter, Product Owner und Service Manager mit Kadererfahrung in Logistik, Detailhandel, Finanzwesen und Informatik. Er verfügt über mehrjährige Erfahrung als Coach in der Arbeitsintegration, insbesondere für Personen mit gesundheitlichen Einschränkungen und ICT-Background. Zu seinen Abschlüssen zählen ein EMBA mit Schwerpunkt Arbeits- und Organisationspsychologie, ein CAS Konfliktmanagement und das eidgenössische Diplom als Informatiker.

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